Quản lý dữ liệu phân tán trên nhiều hệ thống rời rạc là một trong những thách thức phổ biến nhất đối với các doanh nghiệp bất động sản đang tăng trưởng. Trường hợp của POC Real Estate — một tập đoàn phát triển bất động sản tại châu Âu — là minh chứng cho thấy việc hợp nhất quy trình vận hành trên một nền tảng thống nhất có thể tạo ra giá trị bền vững như thế nào.
Bối cảnh doanh nghiệp
Được thành lập từ năm 1995, POC Real Estate là tập đoàn phát triển bất động sản có trụ sở tại Bỉ và hoạt động mở rộng sang Ba Lan. Doanh nghiệp tập trung vào các dự án nhà ở và tổ hợp phức hợp cao cấp tại những vị trí ven biển có giá trị, vận hành với đội ngũ dưới 50 nhân sự.
Cùng với sự gia tăng về quy mô và độ phức tạp của các dự án, hạ tầng công nghệ hiện hữu dần bộc lộ những hạn chế. Mỗi bộ phận sử dụng một công cụ riêng biệt, và phần lớn hoạt động nghiệp vụ vẫn phụ thuộc vào bảng tính thủ công.
Trước thực trạng đó, POC Real Estate đã khởi động hành trình chuyển đổi số vào năm 2024. Quá trình triển khai các phân hệ được thực hiện theo lộ trình, trải dài qua giai đoạn 2024–2025, và hiện vẫn đang tiếp tục với định hướng mở rộng sang các phân hệ marketing trong thời gian tới.
Thách thức đặt ra
Trước khi chuyển đổi, hoạt động vận hành của doanh nghiệp tồn tại ở trạng thái phân mảnh, thể hiện qua một số điểm chính:
- Hệ thống kế toán tách biệt: nghiệp vụ kế toán được xử lý trên phần mềm Multivers kết hợp với Scan Sys để nhận diện hóa đơn, hoạt động độc lập với phần còn lại của doanh nghiệp.
- Phụ thuộc vào bảng tính: phần lớn công tác báo cáo, theo dõi và đối chiếu dữ liệu được thực hiện thủ công trên Excel.
- Trùng lặp dữ liệu: cùng một dữ liệu phải nhập lại nhiều lần trên các nền tảng khác nhau, làm gia tăng nguy cơ sai sót và tiêu tốn nguồn lực.
- Thiếu quản lý tập trung: mỗi dự án có timeline, cấu trúc pháp lý và mức độ tham gia của đối tác khác nhau, song không có công cụ giám sát tổng thể.
- Công tác báo cáo kém hiệu quả: việc tổng hợp số liệu tiêu tốn nhiều thời gian, ảnh hưởng đến tính kịp thời của thông tin phục vụ ra quyết định.
Giải pháp triển khai
POC Real Estate lựa chọn hợp nhất toàn bộ hoạt động vận hành trên một nền tảng quản trị duy nhất là Odoo, thay thế cho hệ thống công cụ rời rạc trước đây. Doanh nghiệp đã triển khai đồng bộ các phân hệ: CRM, Mua hàng, Hóa đơn, Kế toán, Website, Kho, Dự án và Tài liệu.
Quá trình triển khai được thực hiện theo thứ tự ưu tiên, bảo đảm tính ổn định và khả năng kiểm soát:
- Phân hệ Kế toán được triển khai trước tiên, đóng vai trò nền tảng tài chính cốt lõi.
- Tiếp theo là các phân hệ Dự án, Bán hàng, CRM và Mua hàng, mở rộng dần phạm vi sang toàn bộ hoạt động vận hành.
Bên cạnh các tính năng tiêu chuẩn, doanh nghiệp còn phát triển một ứng dụng tùy chỉnh tích hợp với phân hệ Dự án, cho phép giám sát từng giai đoạn của dự án bất động sản — từ thời điểm thâu tóm cho đến khi bàn giao. Đây là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp quản lý xuyên suốt toàn bộ vòng đời dự án.
Cơ chế liên kết giữa các phân hệ
- CRM: quản lý đồng thời quan hệ khách hàng và tiến trình các hồ sơ thâu tóm dự án.
- Kế toán và Hóa đơn: tự động hóa luồng nghiệp vụ từ báo giá đến đơn hàng và hóa đơn.
- Mua hàng: quản lý thầu phụ, phê duyệt báo cáo tiến độ và xử lý hóa đơn tự động.
- Dự án: giám sát theo thời gian thực các giai đoạn phát triển của từng dự án.
Kết quả đạt được
Việc tự động hóa quy trình tài chính đã mang lại sự cải thiện rõ rệt về hiệu quả vận hành. Nguồn lực trước đây dành cho các thao tác thủ công lặp lại đã được giải phóng và tái phân bổ cho các hoạt động có giá trị cao hơn.
Cụ thể, đội ngũ tài chính của doanh nghiệp có điều kiện tập trung vào công tác phân tích chuyên sâu và đo lường kết quả một cách chủ động, qua đó hỗ trợ ban lãnh đạo ra quyết định dựa trên dữ liệu thống nhất và xuyên suốt.
Bài học kinh nghiệm
- Thiết lập một nguồn dữ liệu duy nhất: sự phân mảnh hệ thống không chỉ gây bất tiện mà còn làm suy giảm độ tin cậy của dữ liệu và làm chậm quá trình ra quyết định.
- Triển khai theo lộ trình: việc chuyển đổi theo thứ tự ưu tiên, bắt đầu từ nền tảng tài chính, là phương án bền vững và giảm thiểu rủi ro.
- Giám sát xuyên suốt vòng đời dự án: đối với ngành bất động sản, khả năng theo dõi liền mạch từ giai đoạn thâu tóm đến bàn giao là một lợi thế cạnh tranh quan trọng.
Liên hệ tư vấn
Nếu doanh nghiệp của Quý vị đang gặp những thách thức tương tự trong quản lý vận hành và dữ liệu, đội ngũ chuyên gia của NexusPrime sẵn sàng đồng hành xây dựng lộ trình chuyển đổi số phù hợp. Đăng ký nhận tư vấn →
